Am Cofnod Lleol

Mae pob cyngor yng Nghymru yn cyhoeddi ei gyfarfodydd, agendâu, adroddiadau a chofnodion. Mae'r rhan fwyaf yn defnyddio system o'r enw ModernGov, sydd hefyd yn cynnig yr un wybodaeth fel data agored. Mae Cofnod Lleol yn darllen y data hwnnw bob dydd.

Mae cynghorwyr, wardiau, pwyllgorau, dyddiadau cyfarfodydd, presenoldeb a phapurau pob cyfarfod yn dod yn syth gan y cyngor. Does dim byd yn cael ei amcangyfrif. Os nad yw'r cyngor wedi cyhoeddi rhywbeth, mae Cofnod Lleol yn dweud hynny.

Dyw cynghorau ddim yn cyhoeddi cofnod gair am air o'r hyn sy'n cael ei ddweud mewn cyfarfodydd. Yn hytrach, maen nhw'n cyhoeddi cofnodion: cofnod swyddogol byr o'r hyn a benderfynodd pob cyfarfod. Unwaith y bydd y cofnodion wedi'u cyhoeddi, mae Cofnod Lleol yn defnyddio AI i esbonio pob penderfyniad a'r rhesymau a roddwyd drosto mewn Cymraeg a Saesneg clir. Cyn hynny, ar gyfer y prif gyfarfodydd, mae'n esbonio beth mae'r adroddiadau ar yr agenda yn ei gynnig, ac yn dweud yn glir nad oes dim wedi'i benderfynu eto.

Dim ond cofnodion ac adroddiadau'r cyfarfod hwnnw y mae'r AI yn eu cael. Mae'n cael ei gyfarwyddo i nodi penderfyniad dim ond pan fydd y cofnodion yn ei gofnodi, ac mae pob eitem yn cysylltu â'r dogfennau y cafodd ei hysgrifennu ohonyn nhw. Mae unrhyw frawddeg â rhif neu enw na ellir dod o hyd iddo yn y papurau hynny'n cael ei thynnu'n awtomatig. Gall crynodebau gynnwys camgymeriadau o hyd, felly mae'r papurau swyddogol bob amser un clic i ffwrdd.

Mae crynodebau'n ymdrin â chyfarfodydd y Cyngor llawn, y Cabinet, pwyllgorau craffu a phwyllgorau cynllunio yn ôl i fis Mai 2022, lle mae gan Cofnod Lleol nhw, a chyfarfodydd pwyllgorau eraill o'r flwyddyn ddiwethaf. Mae terfyn gwario misol, felly gall ambell gyfarfod aros am grynodeb.

Pan fydd cynghorwyr yn datgan buddiant mewn cyfarfod, mae'r cofnodion yn ei gofnodi. Mae Cofnod Lleol yn darllen y datganiadau hynny o'r cofnodion ac yn cysylltu pob un â'r cynghorydd pan fydd yr enw'n cyfateb i un cynghorydd yn unig.

Mae Cofnod Lleol yn ymdrin â phob un o 22 cyngor Cymru, ond nid yw pob rhan o gofnod pob cyngor yn gyflawn eto. Mae hanes cyfarfodydd yn mynd yn ôl i fis Mai 2022 ar gyfer rhai cynghorau a dim ond ychydig wythnosau ar gyfer eraill. Mae gwefannau rhai cynghorau'n rhwystro lawrlwytho eu hadroddiadau, felly mae eu crynodebau'n seiliedig ar y cofnodion yn unig. Lle nad yw cynghorwyr neu gyfarfodydd cyngor wedi'u llwytho, mae ei dudalennau'n dweud hynny.